IDEAR: Learning to Listen
Ejecutar
poner en marcha los objetivos trazados, conscientes de que las prioridades están en asegurar la participación plena de lxs participantes.
Al llegar a la etapa de ejecución o implementación de la subvención participativa, los planes pudieran estar totalmente delineados, pero es importante mantener flexibilidad ante cualquier imprevisto. La comunicación entre el equipo y las personas participantes es nuevamente un elemento crucial. Se puede decir que en una vez llegas a la ejecución, se crea una retroalimentación contínua entre diseñar y ejecutar.
Nuestra ejecución, la experiencia que quisimos crear
En primer lugar, identificamos el presupuesto que teníamos disponible para el proyecto. Ese dinero provino en su mayoría del sobrande del Fondo ADELANTE. Al identificar los recursos pudimos darnos el permiso de imaginar lo que sería. Nuestra visión estaba enmarcada en traer una práctica transformadora al sector social de Puerto Rico. Asimismo, nos pareció importante que quienes facilitaran el proceso estuvieran alineados con los principios de solidaridad, equidad y justicia social. Es por esta razón que continuamos contando con El Enjambre, ya que tuvimos una experiencia previa durante el proceso de Colección de voces y datos (LINK).
Invitamos a 36 personas para participar del proyecto. En la convocatoria, tomamos en consideración, principalmente, sus años de experiencia en el sector (líderes comunitarios, OSFL, o fundaciones) y en su área temática (ambiente, educación y gobernanza). Además, las personas que invitamos partieron de los principios de representatividad interseccional (tomando en consideración edad, género y raza) y la composición general del sector (por ejemplo, la proporción de mujeres dentro del sector educativo del país).
Junto a la invitación, motivamos a cada OSFL y líderes comunitarios a considerar su propia organización como potencial subsidiaria de los fondos. Esto se daría siempre y cuando el grupo de su área temática considerara en el proceso de L2L que su participación estaría alineada con las metas del grupo. El grupo de líderes comunitarios y las OSFL participantes recibieron remuneración por su participación en las sesiones, por el tiempo y recursos que requerirían las sesiones para su plena participación. Asimismo, el aprendizaje de las fundaciones fue documentado a través de una prueba “pre-post” administrada antes y después de finalizar las 7 sesiones.
Las sesiones fueron facilitadas por El Enjambre, que cuenta con un grupo de facilitación con alto reconocimiento por su experiencia en diseñar procesos participativos. Cada sesión tuvo una duración de 3 horas y fue llevada a cabo de manera virtual por la plataforma Zoom. Cada sesión integró tanto discusiones en el pleno (“main room”) como en subgrupos (“breakout rooms”), alternados por sectores y por áreas temáticas. Todas las discusiones en pleno y en subgrupos fueron grabadas. Luego de cada sesión, junto al Enjambre, reflexionamos sobre el proceso, evaluamos las retroalimentaciones y ajustamos las secciones a las necesidades de cada grupo.
Además de la facilitación, en cada sesión identificamos participantes para ejercer las funciones de relatoría, anotación y grabación, roles que fueron rotados entre cada equipo. En la mayoría de las ocasiones, se sugirió al grupo de funders que ejercieran la función de anotación, permitiendo que su rol dentro de las sesiones fue mayormente el de escuchar. Estos roles se rotaron a través de las sesiones.
En las sesiones 1-3, se integraron conferenciantes externos para profundizar, aclarar y motivar al grupo de participantes en temas de subvención y filantropía participativa. Las personas invitadas fueron Eleni Refu del National Committee for Responsive Philanthropy, Winifred Olliff y Katy Love (contratistas independientes) y Melinda Tuan la Directora Administrativa de Fund for Shared Insight. Las presentaciones y participación de las conferenciantes fueron traducidas al español con el apoyo de Cooperativa Brújulas – Trabajadores de Justicia del Lenguaje y Sanación.
Durante todas las sesiones, cada grupo fue estructurando el diseño de su propuesta de subvención (grantmaking) a través de un formato modelo provisto por FiPR. Cada grupo temático trabajó colectivamente su documento, en ocasiones, en sesiones adicionales organizadas por el grupo. El contenido y edición del documento estuvo segmentado y alternado entre el grupo, para asegurar igual participación y poder.
Las preguntas y objetivos que guiaron las secciones fueron las siguientes:
Cómo finalizó
Imaginar
Fase o Etapa
Sesión en donde se discutió
Quienes participan o ejecutan este proceso
Imaginar
Misión y objetivo(s)
1 a 3
Participantes
Diseñar
Determina presupuesto y funding
4
Participantes
Diseñar
Crea la solicitud de propuesta
5
Participantes
Ejecución
Disemina tu convocatoria
FiPR y Participantes
Revisa propuestas
7
Participantes
Selecciona subvencionados
7
Participantes
Ejecución
Subvenciona (cartas acuerdos)
FiPR
Aprender
Apoya y asiste a donatarios
FiPR y Participantes
Aprender
Colecciona data y reporta
FiPR
Reintentar
Reflexión para próximo ciclo
Sesión de retroalimentación
FiPR y Participantes
Al finalizar las siete sesiones, continuamos reuniéndonos con cada uno de los grupos hasta completar el diseño y publicación de la convocatoria (en los grupos que decidieron hacer convocatoria abierta) y la asignación de fondos iniciales para el primer año. A los seis meses (marzo y abril 2022) después que se asignaron los fondos, nos reunimos con las organizaciones subvencionadas para escuchar su progreso, retos y apoyo que identificaran necesario de nuestra parte en FiPR para cumplir con el plan de trabajo propuesto.
El contenido de esta guía se conversó con las personas participantes de L2L en abril 2022, validando así que la misma sea representativa de la experiencia y las lecciones aprendidas dentro del proceso. Además tuvimos la oportunidad para reflexionar sobre cómo el proceso de diseño de subvención participativa influyó en la implementación inicial de los proyectos.
El equipo que desarrolló esta guía se comprometió a resaltar las voces de las personas participantes, mayormente de las líderes comunitarias. De igual manera, esta guía busca ser una conversación con fundaciones que se interesen en proponer a sus juntas directivas los procesos participativos en el diseño de subvenciones y otras prácticas de filantropía participativa. También, que sirva de inspiración (nido de ideas) para nuevas maneras de hacer filantropía.
Participación del grupo durante la ejecución
El equipo de facilitación juega un papel clave en fomentar la participación del grupo. Son quienes viabilizan el plan diseñado e imaginado en las etapas anteriores, pero más importante, se adaptan a las dinámicas del grupo y aportan ejercicios que parten de los principios de equidad, transparencia y los métodos de toma de decisión acordados. La facilitación se va ajustando sobre la marcha. La capacidad de observación y escucha, son esenciales para una ejecución exitosa y contextualizada. En L2L, se valoró muy positivamente la facilitación del equipo del El Enjambre. Durante el proceso, estos facilitaban las tres horas con las personas participantes y reflexionaban sobre la participación de cada persona en el grupo luego de cada sesión. De esta manera, se aseguró una participación y comunicación diversa.
Durante la ejecución es importante considerar cómo la participación puede significar un reto mayor particularmente para personas de comunidades que han sido históricamente excluidas, marginalizadas y silenciadas en Puerto Rico. El peso que tienen los procesos de exclusión en la participación y la comunicación, requieren de atención especial tanto por las fundaciones como desde el equipo facilitador que ejecuta el proceso de subvención participativa. Es por esta razón la importancia de acercamientos como el “historical harm informed process” y el enfoque en gestión de conflictos. Para más información, refiérase a la sección Referencias Adicionales.
En L2L se identificaron al menos cinco roles que facilitan la participación. Los mismos pueden ser ejecutados principalmente por el equipo facilitador, pero también distribuídos y rotados entre las personas participantes. Los cinco roles son:
Coordinación del equipo y sesión
Facilitación de las sesiones
Anotación y sistematización de la información
Relatoría de los acuerdos de subgrupos
Soporte técnico y operativo
Un aprendizaje adquirido en L2L fue la importancia de cuidar el hilo conductor de las conversaciones y los acuerdos de las sesiones. Rotar entre grupos y entre roles puede ser muy beneficioso, más la asignación de roles y su rotación debe ser estratégica y coordinada. Por ejemplo, en el caso de que exista una rotación de roles, una persona asignada (por ejemplo de la coordinación) puede servir de hilo conductor para velar que las personas que se inserten en algún rol cuenten con la orientación necesaria sin que se afecte la continuidad del proceso. Además, los sectores que han sido históricamente silenciados, se les puede asignar el rol de relatoría, dejando a las fundaciones y otros sectores en el rol de anotación para fomentar su escucha atenta en el proceso.
Los procesos participativos aportan diversidad en las opiniones y discusiones. Por tanto, necesitan de una buena preparación y observación atenta para realizar los ajustes necesarios. Los ajustes pueden estar basados en el balance entre los siguientes aspectos:
Objetivos trazados
Tiempo Disponible
Ánimo e Intereses de las personas participantes
Dificultades Técnicas
Recomendaciones para mantener un balance a partir de la experiencia de L2L:
Reconocer las sugerencias de las personas participantes, sobre todo sugerencias que buscan promover la equidad de quienes pudieran encontrarse en una situación en desventaja. En la subvención participativa, la equidad en la participación es objetivo y meta principal del proceso.
Promover transparencia desde el inicio sobre los criterios utilizados para el manejo del tiempo. La organización y comunicación del manejo del tiempo incluye, pero no se limita, a la convocatoria en la etapa de diseño y el contenido de las agendas en la ejecución. En la convocatoria, es importante comunicar el tiempo que requerirán todas las sesiones y la razón para esa duración. Aún con ese estimado de tiempo, es importante ser flexible con la carga de trabajo propuesta en las agendas para sostener la motivación de las personas en la participación. Si bien hay una tendencia a cargar las agendas con demasiados puntos para aprovechar el tiempo al máximo; durante un proceso participativo, conviene tener expectativas realistas para lograr un balance entre cumplir con la agenda, facilitar que la mayoría de las personas se puedan expresar y llegar a los consensos necesarios.
El ánimo de las personas participantes es de crucial importancia y no se debe subestimar. Es importante contar con ``check-in” y pausas necesarias, así como con actividades de motivación y manejo del estrés.
En la medida de lo posible, en la ejecución debe haber un plan alterno en caso de que algún aspecto técnico no funcione. Especialmente, se deben cuidar los sistemas de manejo de la información para que tanto los materiales de facilitación como la retroalimentación en las sesiones pueda fluir y servir de apoyo a los procesos de diálogo y toma de decisiones.
“Más allá de convencer, (el diálogo) es notar lo que está resonando en colectivo”
Mapenzi Chibale Nonó, Parceleras AfroCaribeñas
Es común que durante los diálogos intersectoriales, participativos, existan discusiones profundas y se generen ciertos niveles de tensión. El riesgo mayor es que no se manejen las tensiones. Ignorar las mismas, podría afectar el bienestar personal de las participantes y la dinámica general del grupo. Una manera de trabajar las tensiones es contar con estrategias y herramientas de antemano. Por ejemplo, una de las herramientas de comunicación asertiva y gestión de conflictos es conocida como “Self Assessments.” Esta herramienta permite que cada participante pueda “tantear” cómo se siente con el proceso y de esta manera “ventear” emociones y promover asertividad antes de llegar de vuelta a la próxima sesión.
Retos - Definición de Conceptos clave + Toma de decisiones
Definición en común como grupo de trabajo
Un componente importante de los procesos de filantropía participativa es la comunicación y la generación de entendidos comunes. En el proceso de L2L, surgieron varias conversaciones entre líderes comunitarios, OSFL y fundaciones, que se enfocaron en definir y aclarar conceptos. Estas conversaciones surgieron mayormente previo a los procesos de toma de decisión. Si bien es importante problematizar los conceptos– porque no hacerlo nos deja en una situación desigual– hay que tener en cuenta que llegar a consensos completos sobre los conceptos pudiera ser imposible.
Por tal razón, más allá de presentar definiciones de diccionarios y la literatura científica, en esta sección se incluyen conceptos partiendo de lo planteado por las personas participantes según sus experiencias de vida y expertise en L2L. La facilitación de L2L promovió que cada grupo llegara a sus entendidos sobre las definiciones de cada concepto, permitiendo que el entendido surgiera a partir de los mismos debates. Esto es importante en los procesos participativos, ya que evita que quienes dominan el concepto de antemano, sean quienes dominen la conversación.
Acuerdos sobre toma de decisiones durante el proceso
Tomando en cuenta que el diseño de la subvención participativa guía el proceso esperado y lo planificado puede variar durante la ejecución de las actividades, es importante reafirmar que los métodos de toma de decisiones son aspectos importantes a considerar. A continuación, algunos de los métodos de toma de decisión generalmente utilizados y su descripción:
Consenso por unanimidad: El 100% está de acuerdo con la decisión o al menos nadie la objeta.
Consenso modificado: La mayoría de las personas están de acuerdo con la decisión (ejemplos: unanimidad menos uno, o 80% de acuerdo)
Elección clasificada: Las opciones se clasifican en orden de preferencia (por lo general, de menor a mayor hasta que una opción recibe más de la mitad de los votos).
Mayoría simple: La decisión recibe votos de más de la mitad de las personas que votan.
Pluralidad: La decisión recibe más votos que cualquier otra opción.
(adaptado de Primer for Participatory Grantmaking de Kelley Buhles)
Si bien uno de los objetivos de la subvención participativa es generar consensos sobre conceptos, criterios y políticas de distribución de recursos, es importante a su vez ser flexibles y asertivos con esta aspiración. Es posible, que no se pueda llegar a consenso pero sí un entendimiento claro de “en dónde está cada quién,” en relación a la discusión. En esos casos, moverse hacia adelante podría tener un efecto positivo mayor que la generación de un consenso absoluto. Otra alternativa al consenso es la selección de 2 a 3 entendimientos de un mismo concepto o propuesta. De esta manera, se llegan a acuerdos mínimos desde la diversidad que permiten avanzar en otros aspectos del proceso, dejando en pausa pero que se pueden retomar. Para más información, puede visitar Manual de Capacitación: Diálogo e interculturalidad en contextos de conflictos vinculados a la gestión de los recursos naturales
