Análisis del Fondo de Reserva de Emergencias
** ESTE INFORME ES PRELIMINAR Y CONTIENE DATOS ACTUALIZADOS HASTA EL AÑO 2023. LA SUBVENCIÓN FINALIZA EN EL 2025.**
Compartimos un análisis preliminar de donativos del Fondo Adelante Puerto Rico, con el propósito de recoger las principales lecciones aprendidas y el impacto significativo que ha tenido esta subvención en las catorce organizaciones participantes que fueron las recipientes del Fondo de Reserva de Emergencia.
Detalles de la Subvención
En 2018, Fondo Adelante Puerto Rico otorgó un total de $1,021,000.00 a catorce organizaciones con diversos enfoques dentro del sector social. El propósito de este donativo fue ayudar a proveer recursos que puedan utilizarse de forma inmediata para atender las necesidades de la organizaciones y la comunidad servida por ésta en casos de emergencia. Dicha subvención buscaba fortalecer su salud fiscal y operacional a través de un Fondo de Reserva de Emergencia.
Pre-Subvención
Se invitó a 14 organizaciones a solicitar una subvención para un [Fondo de Reserva de Emergencia], donde, inicialmente, se solicitaba un estado financiero auditado y su presupuesto operacional para así determinar una asignación de fondos adecuada. Se buscaba proveer una reserva que pudiese cubrir entre 3 y 6 meses de su operación.
Subvención
Los acuerdos
- Los fondos otorgados deben ser utilizados únicamente para los fines indicados en la POLÍTICA*.
- La ORGANIZACIÓN cumplirá fielmente con todos los términos y condiciones previstos en la POLÍTICA*.
- La restricción de uso de fondos será por un periodo de 5 años. Después de dicho periodo la organización podrá utilizar los fondos para cualquier necesidad de la organización.
- Por ningún motivo los fondos serán utilizados para propósitos de cabildeo político ni para fines de campañas electorales gubernamentales.
- El donatario debe informar a Filantropía Puerto Rico (FiPR) si su estado de exención contributiva cambia, o si los fondos no son utilizados para los propósitos descritos en la POLÍTICA*.
- De estos fondos ser utilizados para otros fines no autorizados en la POLÍTICA*, se le requerirá la devolución total del donativo a Filantropía Puerto Rico a partir del momento en que este evento ocurra.
- De la organización quedar disuelta en cualquier momento luego de recibir este donativo, se le requerirá el otorgar o traspasar este donativo a otra organización sin fines de lucro que cuente con exención contributiva otorgada por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.
- Anualmente, 30 días luego del cierre contable de la organización, se le enviará un informe de utilización a Filantropía Puerto Rico que contenga la información de la utilización y reposición (o plan de reposición de la cantidad utilizada) en el formulario pre-establecido por FiPR. Este Informe Anual/Formulario será enviado a FiPR anualmente por un período de 5 años comenzando al cierre contable del primer año en el que reciben este donativo.
- Como condición para el desembolso del donativo se requiere una Resolución de la Junta de Directores de la Organización firmada por su Presidente, Secretario y Director Ejecutivo que certifique que la Junta de Directores de la Organización ha aprobado la Política de Reserva del Fondo de Emergencia, según el modelo que se aneja a esta carta.
Post-Subvención
Anualmente, se enviaba un formulario para que las organización presentarán un informe de utilización a Filantropía Puerto Rico en el que se le solicitaba la información del uso y reposición (o plan de reposición) de la cantidad utilizada. Este informe debe someterse por un periodo de 5 años. El cierre de los cinco años se cumple en el 2025, donde la organización podrá utilizar los fondos para cualquier necesidad que tenga o continuar manteniendo activo el Fondo de Reserva.
ORGANIZACIONES PARTICIPANTES
Lecciones claves
- Respuesta inmediata y proactiva ante una emergencia: El fondo permitió a las organizaciones participantes enfrentar de manera eficaz y proactiva los retos financieros en momentos de desastres naturales (como fueron los terremotos, pandemia y huracanes). La flexibilidad que ofrece la reserva brindó a las organizaciones la oportunidad de anticipar y responder adecuadamente ante estas emergencias, lo que se tradujo en una mejora significativa en su salud operativa y fiscal.
- Demoras en desembolsos de fondos públicos y/o subvenciones federales: El fondo de reserva les permitió cubrir sus gastos operacionales, evitando que los servicios que ofrecen se vieran afectados o pausados, ante las demoras o retrasos en el recibo de fondos relacionados a subvenciones federales y/o estatales por servicios prestados. Estos retrasos recurrentes no solo afectaron la liquidez inmediata, sino que también pusieron en riesgo la sostenibilidad operativa, creando brechas significativas en el flujo de caja (“cash flow”). El Fondo de Reserva de Emergencia actuó como un respaldo vital, proporcionando una solución temporal que mitigó el reto financiero sin comprometer la estabilidad a largo plazo.
- “CashFlow”: La reserva brindó la capacidad de mitigar las fluctuaciones financieras, reduciendo así el impacto de recesiones económicas o déficits presupuestarios. Esta herramienta les permitió responder de manera ágil a la falta de liquidez frente a situaciones imprevistas.
- Gobernanza: La implementación de la política en las organizaciones no siempre se llevó a cabo según lo estipulado. Algunas organizaciones utilizaron los fondos en situaciones no clasificadas como “emergencia”, no notificaron a la Junta Directiva o la Junta Directiva no se involucró en el proceso. Asimismo, algunas organizaciones no utilizaron el fondo por interpretar que no era permitido en ninguna circunstancia, mientras que otras lo utilizaron sin reponerlo en los 12 meses establecidos por la Política. Notamos que las organizaciones no presentaron un plan de reposición previo a la utilización, tal y como está establecido en la política. Esto nos ofrece una perspectiva interesante sobre cómo podemos reforzar la responsabilidad fiscal en las organizaciones.
- Expansión de Perspectiva y Mentalidad: El Fondo de Reserva de Emergencia brindó seguridad fiscal a las organizaciones, lo que les permitió ampliar su perspectiva y mentalidad al asumir mayores riesgos estratégicos. Al contar con este respaldo financiero, varias organizaciones se sintieron lo suficientemente estables para explorar programas innovadores, reorganizar sus operaciones estratégicamente y hasta explorar la posibilidad de expandir su infraestructura. Además, el fondo sirvió como una mecanismo de inspiración para que las organizaciones adquiriesen un mayor conocimiento sobre diversos instrumentos financieros que pueden funcionar como cojín financiero más allá de una subvención tradicional.
Conclusión
En este análisis preliminar del Fondo de Reserva de Emergencia otorgado a catorce organizaciones en Puerto Rico demuestra que la adaptabilidad en el uso de este instrumento financiero, fue esencial para enfrentar desafíos fiscales y permitir una respuesta proactiva, especialmente en tiempos de incertidumbre. A lo largo de cinco años, el fondo no solo ha permitido a estas organizaciones enfrentar emergencias financieras y operativas de manera más proactiva, sino que también ha contribuido a mejorar su salud fiscal. Sin embargo, se identificaron áreas de mejora en la implementación de la política de uso del fondo, así como el reforzar la responsabilidad compartida y la transparencia en su aplicación. Es importante destacar que muchas de estas organizaciones aún están en proceso de desarrollar estrategias para el uso óptimo de estos fondos en los próximos años, integrándose en sus presupuestos anuales para asegurar tanto la estabilidad inmediata como el crecimiento sostenido de este recurso. Esta planificación a largo plazo será crucial para maximizar el impacto del fondo y garantizar su efectividad continua.
El Fondo de Reserva de Emergencia no solo actuó como un salvavidas en tiempos de crisis, sino que también reforzó la infraestructura fiscal, permitiendo a las organizaciones operar de manera más estratégica. A medida que las organizaciones continúan desarrollando estrategias para el uso y crecimiento de estos instrumentos financieros, podrán fortalecer aún más su capacidad de respuesta e impulsar una visión innovadora, lo que resultará en un futuro más próspero para el sector social.
Resultados destacados
Este análisis preliminar se fundamenta en entrevistas individuales con nueve organizaciones, proporcionando una evaluación del impacto de este instrumento financiero en su salud operativa y fiscal. Además, hemos incorporado datos de los informes anuales de las catorce organizaciones participantes, cubriendo el periodo de 2019 a 2023.
Reserva por áreas de Impacto: La selección de organizaciones se fundamentó en su rol esencial en el desarrollo de Puerto Rico durante momentos de crisis e incertidumbre.
Asignación de Fondos e Instrumento Bancario: La asignación de fondos se determinó en función del presupuesto operativo de cada organización. La Política requería que el Fondo de Reserva de Emergencia se mantuviera en una cuenta separada, pero cada organización tenía la libertad de elegir el instrumento bancario para depositar el fondo.
Cantidad Otorgada por Área de Impacto:
Utilización de los fondos
De las catorce organizaciones que recibieron el Fondo de Reserva, siete lo han utilizado entre una y cuatro veces entre 2019 y 2023, mientras que las otras siete no han hecho uso del fondo asignado. De las que lo utilizaron, cinco lograron reponer los fondos dentro del plazo de 12 meses estipulado en la Política. Sin embargo, dos organizaciones usaron el 100% de su asignación sin reponerla hasta el momento. Dos de ellas repusieron el fondo mediante actividades benéficas internas y tres lo hicieron al recibir pagos por contratos otorgados. Para 2023, el fondo de reserva total es de $926,000, un 10% menos que la subvención original de $1,021,000.
Utilización de los Fondos por Año: La utilización de los fondos por año, permite analizar su uso bajo el contexto socio-económico de Puerto Rico en los últimos cinco años.
Motivos de Uso del Fondo: Razones por las cuales las siete organizaciones utilizaron el fondo en diversas ocasiones.
Plan para Reponer el Fondo Utilizado:
