Ejemplo de lista de cotejo para la revisión de subvenciones para relaciones de auspicio fiscal

• ¿Están alineadas las misiones del auspiciador con las del proyecto?
• ¿Existe un contrato de auspicio fiscal que cubra los términos clave?
• ¿Tiene el auspiciador salud fiscal/estabilidad financiera (según se defina para todos los beneficiarios)?
• ¿Tienen el auspiciador y el proyecto colectivamente las personas y los sistemas para administrar el dinero y realizar el trabajo?
• ¿Tiene el auspiciador políticas escritas para manejar la relación entre el auspiciador y el proyecto? De ser así, ¿tiene el proyecto conocimiento sobre ellas?
• ¿Piensa usted que existe una buena relación de confianza entre el auspiciador y el proyecto?

Reunión previa a la adjudicación de la subvención. (Opcional: Puede pedirse antes de la solicitud en la etapa de carta de intención, después de haberse presentado la propuesta completa o después de la notificación de adjudicación). Si es una nueva relación o un proyecto complejo, reúnase con el líder del proyecto y el líder del auspiciador fiscal para discutir:

• la historia y el estado de la relación de trabajo entre el auspiciador y el proyecto.
  ¿Se trata de una nueva relación o de una relación renovada/en curso?
• los protocolos de comunicación
• el calendario de informes
• cualquier pregunta pendiente

Una vez que se toma la decisión de otorgar la subvención

• Para el contrato de subvención:
  
  • El beneficiario oficial es el auspiciador fiscal y no el proyecto.
  • El auspiciador es un signatario (o co-signatario con el líder del proyecto) del contrato de subvención.
  • El contrato de subvención restringe la adjudicación para el propósito del proyecto (pero no asigna dinero a una entidad no exenta). (Las subvenciones no restringidas en un contexto de Modelo C o Modelo A pueden restringirse “para gastos operativos generales” del proyecto; es decir, el uso de fondos sería restringido con respecto al auspiciador, pero no restringido con respecto al proyecto).
  • El contrato de subvención cubre la asignación de costos del auspiciador y otros costos.
  • Si corresponde, las disposiciones de derechos de propiedad intelectual se alinean con la estructura de la relación de auspicio fiscal particular.
• Subvencion está activa:
  
  • Comunicación – Debería ser consistente con cualquier término aplicable del contrato. Se recomienda que los representantes del proyecto y del auspiciador participen en conversaciones clave con el donante. Más allá de las prácticas contractuales proscritas, es importante que el auspiciador y el proyecto mantengan una comunicación frecuente sobre el progreso, los desafíos y otros asuntos que afecten la subvención.
  • Informes – Las acuerdos o estipulaciones para la presentación de informes de subvenciones generalmente suponen una división del trabajo entre el auspiciador y el proyecto. El auspiciador es responsable de mantener una contabilidad de fondos sólida para los fondos del proyecto y de presentar informes financieros sobre los fondos de la subvención, de acuerdo con los presupuestos aprobados por la fundación. Por lo general, el proyecto es responsable de todos los demás elementos de informes solicitados por la fundación (narrativos, estadísticos, etc.). Dado que los informes se centrarán en las actividades del proyecto, presumimos que los formularios y procesos de informes, así como cualquier proceso de aprobación interino o de variaciones, no serían diferentes para un proyecto auspiciado que para cualquier otro beneficiario. El informe se presentaría en el portal del beneficiario (auspiciador) para el proyecto en cuestión.