La pandemia del COVID-19 trajo consigo un sinnúmero de retos, el más claro siendo la transición del trabajo presencial al trabajo en línea. Asimismo, trajo oportunidades para que las organizaciones retaran las maneras de comunicarnos, conectarnos y sobre todo, de escucharnos. El proyecto Learning to Listen no fue la excepción, siete sesiones fueron facilitadas donde 36 participantes entre organizaciones sin fines de lucro, fundaciones, líderes comunitarixs y activistas dijeron presente a esta nueva realidad.

La transición comenzó familiarizándose y optimizando la plataforma de Zoom. Con el propósito de brindar una experiencia fluida y organizada para los participantes, los miembros de FiPR y el Enjambre desarrollaron una logística para minimizar las interrupciones técnicas.

El primer desafío de la plataforma se presentó a través de los “breakout rooms”, un proceso que conlleva dividir a los participantes y anfitriones por grupos temáticos en tiempo récord de 5 minutos. ¿Cómo asignamos 36 participantes en los Breakout Rooms temáticos y sectoriales en menos de 10 minutos?

La clave fue determinar qué breakout room pre asignaríamos primero: sectorial o temático. Para esto, teníamos que recibir la agenda de la reunión, que sería facilitada por El Enjambre, para así analizar y determinar qué breakout room (sectorial o temático) sería pre asignado para cada persona. De esta manera, podíamos mover a los participantes entre breakout rooms de manera automatizada.

Esta estrategia surge ya que que al preasignarlos solo debíamos hacer click en “recuperar breakout room” en los ajustes y se creaba automáticamente, permitiendo enviarlos casi de manera instantánea a sus otros breakout rooms. El reto principal fue crear “breakout rooms dentro de breakout rooms”. 

Crear breakout rooms dentro de un breakout rooms fue un proceso manual ya que la única pre-asignación automática había sido utilizada y había que subdividir los breakout rooms ya creados. Comenzábamos con tres breakout rooms y terminaban siendo 9 en total. Breakouts rooms adicionales eran creados simultáneamente mientras los primeros tres breakout rooms ocurrían. Al momento de subdividirse, Richard y Glenisse tenían que transferirlos manualmente de un grupo a otro, tomando en cuenta cuándo les tocaba basado en el tiempo restante de cada breakout room.

¡Y ni mencionar cuando se freezaba la área de breakout room dentro de zoom por tantos cambios! Esto requería pensar reactivamente en cómo solucionar ese imprevisto. Por otro lado, enviar “broadcast messages” al mismo tiempo a diferentes breakout rooms, indicando tiempo restante o algún otro mensaje hacía más difícil el proceso. Además de esto, necesitábamos grabaciones dentro de cada breakout room. Para esto, teníamos participantes preasignados como “co-hosts” responsables de grabar su breakout room. 

Además de manejar la complejidad de los breakout rooms, si teníamos en agenda alguna presentación que ofrecería un recurso, teníamos que dar la bienvenida al recurso y ayudarlo a prepararse en Zoom mientras ocurren paralelamente los breakout rooms. En el momento que se unía a zoom el recurso que ofrecería la presentación, también se unían lxs interprete de idioma lo cual conlleveba preparación adicional.

El compromiso de FiPR con las siete sesiones de L2L y los 36 participantes conllevó: sincronía, manejo de tiempo, automatización de procesos, coordinación de intérpretes (Cooperativa Brújulas), de conferenciantes y anfitriones, así como un proceso de adaptación tecnológica que continuamos desarrollando y mejorando. Todas las limitaciones tecnológicas fueron abordadas en un proceso colectivo de buscar soluciones a nivel de logística, que fueron clave para lograr exitosamente las sesiones del proyecto de subvención participativa, Learning to Listen.